Panosta avoimeen viestintään ja kahdeksan muuta vinkkiä Sisun käyttöönottoon

Tampereen yliopisto aloitti ensimmäisenä yliopistona Sisun tuotantokäytön master-järjestelmänä. Kahden yliopiston prosessien ja toimintatapojen yhdistäminen toi mukanaan monia haasteita, mutta käyttöönottoprojekti onnistui silti yli odotusten. Kysyimme projektipäällikkö Kati Koivulta käytännön vinkkejä Sisun käyttöönottoon liittyen. Mihin kannattaa panostaa ja mitä erityisesti tulisi huomioida?

“Kuuntelimme tarkalla korvalla Jyväskylän kokemuksia,” kertoo Koivu. “Syksyllä 2019 totesimme, että opiskelijat on saatava ajoissa meidän puolelle ja ymmärtämään, että tämä on ponnistus, jota viedään eteenpäin yhteistuumin. Olimme yhteydessä ylioppilaskuntaan ja pyysimme heiltä edustajaa viestintäryhmään. Oli mahtavaa kuulla, ettei opiskelijoita haittaa keskeneräisyys, kunhan siitä viestitään avoimesti ja läpinäkyvästi.”

Vinkit Sisun käyttöönottoon

1. Panosta avoimeen viestintään ja projektin läpinäkyvyyteen

Uuden opintotietojärjestelmän käyttöönotto mullistaa koko yliopistoyhteisön arjen. Sekä henkilöstön että opiskelijoiden edustajat on siksi hyvä ottaa mukaan alusta asti ja pitää heidät ajan tasalla aina konkreettiseen käyttöönottoon saakka. Viestinnän merkitys on valtavan suuri, sen keinoja kannattaa sparrailla myös ulkopuolisten kanssa, jos vaan mahdollista.

2. Aloita VIRTA-testaus ajoissa

Sisusta siirtyvän VIRTA-datan tarkastelu on tärkeää tietovarannon integraatiota ajatellen. Selvitä, miten järjestelmien mallit kohtaavat, miten tiedot on sijoitettu Sisuun ja vastaavasti miten VIRTA on rakennettu. Kun testauksen aloittaa ajoissa, on helpompi tehdä muutoksia migraatiovaihetta ja vanhojen järjestelmien tiedonsiirtoa silmällä pitäen. Ylipäätään monipuolinen testaus etukäteen helpottaa projektin etenemistä ja varsinaista käyttöönottoa.

3. Perehdy opetussuunnitelmadataan

Mistä koulutukset ja tutkinnot koostuvat? Millainen on opintokokonaisuuksien rakenne, miten toteutukset ja arvioinnit on tehty? Sisussa kaikki linkittyy kaikkeen. Kun pohjatieto on kohdallaan ja on käsitys siitä, miten mikäkin valinta vaikuttaa putken alusta todistuksen tulostamiseen saakka, pääsee aika paljon helpommalla. Rakenteisuus antaa joustavuutta, mutta tarkoittaa samalla sitä, että pieni muutos saattaa vaikuttaa tosi moneen asiaan.

4. Unohda kaikki vanha

Vanhassa järjestelmässä valittiin opintojakso, jolle ilmoittauduttiin ja joka suoritettiin. Sisussa määritellään ja valitaan ensin opintojakson suoritustapa, jolla on omat suoritettavat osat eli arviointikohteet, joille määritellään toteutukset, jotka arvioidaan, ja sitten vasta päästään arvioimaan koko opintojakso. Jos tätä logiikkaa ei ymmärrä, vaan ajattelee edelleen vanhan mallin mukaan, sekä opiskelijat että opettajat ovat hukassa. Älä siis jumiudu vanhoihin toimintamalleihin, vaan sisäistä uusi logiikka.

5. Varaa riittävästi resursseja loppukäyttäjätukeen

Jotta sekin suuri käyttäjäryhmä, joka ei käy koulutuksissa eikä lue ohjeita, pystyisi käyttämään uutta järjestelmää, tarvitaan riittävästi resursseja loppukäyttäjätukeen. Toistuva koulutus ja jatkuva ohjeistus ovat tärkeässä roolissa, mutta eniten apua tarvitsevat ne, jotka eivät koulutuksiin osallistu, vaan ajattelevat että järjestelmää pitäisi osata käyttää ilmankin. Jos Sisua yritetään käyttää entisen järjestelmän tapaan, mennään umpisolmuun hyvin nopeasti. Mieti yleisimpiä kysymyksiä, kokoa niihin vastauksia ja luo UKK-sivut. Ja ole valmiina, kun kysymyksiä alkaa tulla.

6. Mieti, miten toteutatte toiminnot, joita Sisu ei vielä tarjoa

Kaikki yliopistoa varten räätälöidyt, arkea helpottavat toiminnot eivät välttämättä siirry Sisuun, joten niille täytyy miettiä vaihtoehtoiset toimintamallit. Uusi ja kiiltävä järjestelmä pitää sisällään vain ns. tarpeelliset toiminnot, joten “miten mä nyt tämän teen” -kysymyksiä tulee vastaan varmasti. Ennakointi helpottaa käyttäjien tuskaa. Myös viivästyksiin kannattaa varautua. Maaliskuulle luvattu toiminto saattaa myöhästyä kuukausia, joten kiertotie ja varasuunnitelma on hyvä olla olemassa. Miten toimitaan siihen saakka, kunnes Sisu tukee toimintoja?

7. Järjestelmän käyttöönotto ei ole vain järjestelmän käyttöönotto

Sisun toiminnallisuudet liittyvät hyvin vahvasti opiskelijoiden, opettajien ja hallintohenkilöstön arkeen, työprosesseihin ja työskentelytapoihin. Tulevaisuuden työnjako, käyttöoikeudet, koulutus ja ohjeistukset on sorvattava hyvissä ajoin valmiiksi. Mieti, mitä kenenkin pitää pystyä tekemään ja miten käyttöoikeusrooleja haetaan, myönnetään ja ylläpidetään. Kysymys on paljon suuremmasta muutoksesta kuin uuden työkalun haltuunotosta.

8. Varmista riittävä resursointi

Resursointi on äärimmäisen tärkeää, sillä yliopiston pyörät pyörivät myös projektia suunnitellessa, sen edetessä ja käyttöönottopäivän koittaessa. Nykyisellä henkilöstöllä on kädet täynnä töitä, eikä kalenterissa välttämättä ole tilaa ylimääräisille projektitöille. Yliopiston yhteinen ponnistus vaatii kunnon resurssit, varaudu siis palkkaamaan apukäsiä. Rutiinitehtäviä voi osoittaa myös harjoittelijoille, jolloin vakituiselta henkilökunnalta vapautuu aikaa testaukselle ja muille käyttöönottoprojektin tehtäville.

9. Älä lupaa kuuta taivaalta

Vanhoja järjestelmiä on haukuttu huonoiksi vuosikausia, mutta siinä vaiheessa, kun niistä pitäisi luopua, ne ovatkin maailman parhaita. Tuttujen ja turvallisten työkalujen kanssa on opittu tulemaan toimeen. Siksi rimaa ei kannata nostaa alussa liian korkealle. Mitä matalammalla odotukset ovat, sitä helpompi ne on täyttää.

Kun lopuksi kysymme, onko matkan varrella tullut vastaan suurempia yllätyksiä, Kati Koivu miettii hetken. “Olen nähnyt niin monta uudistusta, ettei varsinainen prosessi ihmetyttänyt. Mutta järjestelmän kompleksisuus yllätti minutkin. Se mikä näkyy ulospäin, on vain jäävuoren huippu. Sisun sisältämä data on niin moninaista, liittymiä sisäisiin ja ulkoisiin järjestelmiin on valtavasti ja yksityiskohtia riittää loputtomiin. Useisiin liittymiin liittyy valtakunnallisia työryhmiä, linjauksia ja dokumentaatiota. Se on ollut silmiä avaavaa.”

‍