Sisun integraatiot pitävät korkeakoulun tiedon liikkeessä

Hyvä integraatio varmistaa, että opiskelijan ilmoittautumistiedot, opintosuoritukset ja valmistumistiedot liikkuvat oikeassa muodossa oikeisiin paikkoihin. Funidatan Katja Arstion mukaan Sisun integraatioiden taustalla on ajatus siitä, että korkeakoulun tieto on ymmärrettävää, yhteismitallista ja käytettävissä siellä, missä sitä tarvitaan.

Funidatan kehittämä Sisu on korkeakoulujen opintohallinnon järjestelmä, mutta se toimii osana laajempaa kokonaisuutta. Korkeakoulun omat palvelut, oppimisympäristöt, kansalliset tietovarannot ja viranomaispalvelut tarvitsevat samaa tietoa.

Funidatan sisäisen asiantuntijatiimin tuoteomistaja Katja Arstio on ollut mukana Sisun kehityksessä sen alkuvaiheista saakka. Kun Sisun kehitys alkoi vuonna 2013, lähtökohtana oli mahdollisuus suunnitella moderni opintohallinnon tietojärjestelmä alusta asti. Tarkoituksena oli tarkastella uudelleen korkeakoulun opintohallinnon prosesseja ja sitä, miten tieto niissä syntyy.

”Kun Sisua lähdettiin kehittämään, me mietimme kaiken aivan uusiksi. Mietimme, miten tieto syntyy ja mitkä ovat ne prosessit korkeakoulun sisällä, joissa tieto syntyy”, Arstio kertoo.

Opiskelijan toiminta synnyttää tietoa

Aiemmassa järjestelmäajattelussa rekisteri nähtiin usein paikkana, jota hallinnon työntekijät ylläpitävät. Sisun kehityksessä keskeistä oli tunnistaa opiskelija aktiiviseksi toimijaksi.

Kun opiskelija suunnittelee opintojaan, ilmoittautuu opetukseen, hakee hyväksilukuja, suorittaa opintoja tai valmistuu, hän on osa prosessia, jossa tieto syntyy. Tämä vaikuttaa siihen, miten järjestelmän pitää toimia ja millaiseksi sen tietomalli rakennetaan.

Tietomallin merkitys näkyy esimerkiksi siinä, miten opiskeluoikeuden elinkaari on kuvattu Sisussa.

”Mietimme tarkkaan, miten opiskeluoikeus syntyy, mikä on piste, josta se syntyy, miten se rikastuu matkalla ja mihin tieto lopulta menee,” Arstio sanoo.

Kun tieto on kuvattu yhteismitallisesti, sitä voidaan käyttää myös järjestelmän ulkopuolella. Sisusta siirtyy tietoa muun muassa Virta-palveluun, Opintopolkuun, Kelaan, Tilastokeskukselle ja opetus- ja kulttuuriministeriölle.

Tiedon oikeellisuudella on konkreettisia vaikutuksia opiskelijan elämään. Esimerkiksi opintotuen saaminen edellyttää oikeaa tietoa, ja myös opintosuoritusten, opiskeluoikeuksien ja valmistumistietojen pitää siirtyä oikein järjestelmien välillä.

”Näiden tietojen pitää olla oikein. Niissä ei voi olla epätarkkuutta, koska kyse on opiskelijan elämään liittyvistä asioista”, Arstio sanoo.

Tiedon pitää liikkua ilman käyttäjän ylimääräistä työtä

Integraatioiden käytännön merkitys näkyy siinä, ettei käyttäjän tarvitse ajatella tiedon siirtymistä järjestelmien välillä.

Korkeakoulujen järjestelmäympäristö on usein laaja. Opettajan, opiskelijan tai hallinnon asiantuntijan työssä voi olla käytössä suuri määrä eri palveluja. Jos järjestelmien välinen yhteys jää käyttäjän vastuulle, kokonaisuus kuormittaa ja virheiden mahdollisuus kasvaa.

Esimerkiksi kun opettajan käyttöön syntyy opetuksen toteutuksen yhteyteen oppimisalusta, integraatio vähentää käsityötä ja helpottaa kokonaisuuden hallintaa.

”Jos opettaja menee opettamaan ja käytössä on esimerkiksi Moodle, olisi parasta, että se olisi valmiina siellä, missä sitä tarvitaan. Tiedon pitäisi siirtyä mahdollisimman yksinkertaisesti ja vaivattomasti”, Arstio sanoo.

Hyvä integraatio ei poista korkeakoulun toiminnan monimutkaisuutta, mutta se estää monimutkaisuutta siirtymästä käyttäjän kuormaksi.

Integraatiot ovat osa palvelun ydintä

Funidatan näkökulmasta integraatiot ovat osa SaaS-palvelun ydintä. Kun Funidata rakentaa ja ylläpitää rajapintoja, asiakas voi hyödyntää Sisun tietoa omissa palveluissaan ja kansallisissa yhteyksissä.

Integraatioiden hallittavuutta tukevat selkeästi kuvatut, tietoturvalliset rajapinnat ja jatkuva tuki. Funidatalla integraatioihin liittyviä kysymyksiä käsitellään asiakkaiden kanssa viikoittain. Lisäksi asiakkailla on suorat kanavat nostaa esiin havaintoja, kysymyksiä ja muutostarpeita.

”Pidämme huolta siitä, että asiakas ei jää yksin”, Arstio sanoo.

Tämä on tärkeää myös siksi, että korkeakoulut ovat erilaisia. Kaikilla ei ole samanlaisia resursseja, samaa järjestelmähistoriaa tai samoja teknisiä valmiuksia. Palvelun pitää tukea myös niitä asiakkaita, joilla ei ole suurta omaa integraatio-organisaatiota.

Data tarvitsee merkityksen

Sisun alkuperäinen suunnittelufilosofia kantaa Arstion mukaan yhä. Laadukas data syntyy siinä kohdassa, jossa ihminen toimii ja järjestelmä ymmärtää toiminnan merkityksen. Sama perusta tukee integraatioiden lisäksi analytiikkaa, raportointia ja uusia työvälineitä.

Siksi integraation onnistuminen ei tarkoita pelkästään sitä, että tieto siirtyy teknisesti järjestelmästä toiseen. Tiedon pitää säilyttää merkityksensä ja olla hyödynnettävissä siellä, missä sitä tarvitaan.

Parhaimmillaan käyttäjän ei tarvitse kiinnittää tiedon liikkumiseen lainkaan huomiota.

”Niin kauan kuin homma toimii, kenenkään ei pitäisi huomata mitään. Hiljaisuus on yleensä merkki siitä, että asiat rullaavat”, kiteyttää Arstio.

Sisu kehittyy korkeakoulujen tarpeiden mukana

Arstion mukaan Sisu on parhaimmillaan joka hetki. Järjestelmää kehitetään jatkuvasti suhteessa siihen, mitä korkeakoulut tarvitsevat ja mihin suuntaan niiden toiminta muuttuu.

Arstio on tehnyt opintohallinnon tietojärjestelmien parissa töitä lähes koko työuransa. Teknologian ja opintohallinnon rajapintaan hän kertoo päätyneensä osin sattumalta, mutta jääneensä työhön siksi, että siinä voi muuttaa korkeakoulujen toimintaa paremmaksi.

”Minusta piti ehkä tulla maailmanparantaja. Tavallaan minusta ehkä sitten tulikin”, Arstio sanoo.

Integraatioissa tämä näkyy konkreettisesti opiskelijan, opettajan, korkeakoulun ja viranomaisten arjessa: oikea tieto on käytettävissä siellä, missä sitä tarvitaan.

Tietojärjestelmä ei yksin tee korkeakoulusta toimivaa. Se voi kuitenkin auttaa pitämään kokonaisuuden koossa. Sisun integraatioiden perusajatus on, että tieto liikkuu, koska sen merkitys on ymmärretty jo ennen kuin sitä siirretään.