LAB siirtyy Sisuun – “Nyt meillä on selkeä pelikaveri, jonka kanssa asioita ratkotaan”

LAB-ammattikorkeakoulussa valmistaudutaan suureen opintohallinnon järjestelmämuutokseen. Sisu korvaa heinäkuun puolivälissä 2026 nykyisen Peppi-opintotietojärjestelmän. Sen jälkeen Sisulla tehdään: opintojen suunnittelua, ilmoittautumisia, arviointeja ja opiskeluoikeuksiin liittyviä toimia.

LAB-ammattikorkeakoulussa Sisun käyttöönottoa ovat olleet viemässä eteenpäin muun muassa Arto Kutvonen ja Mirva Törmälä. Kutvonen työskentelee LUT-yliopistossa koulutuksen palvelujen päällikkönä opinto- ja kansainvälisissä palveluissa. Törmälä toimii projektipäällikkönä koulutuksen palveluissa. Molemmat työskentelevät LABin Sisun käyttöönoton parissa osana LUT-korkeakoulujen yhteisiä korkeakoulupalveluja.

Kutvosen mukaan käyttöönotto ei pääty siihen, että järjestelmä otetaan käyttöön.

”Meidän näkökulmastamme tämä on ehkä noin puoliväli. Funidatan kanssa tehtävä suunnittelu-, määrittely- ja käyttöönottotyö on ollut ensiarvoisen tärkeää. Seuraavaksi alkaa loppukäyttäjien tukeminen. Koulutamme ja ohjeistamme sitä mukaa, kun asiat tulevat vuosikellossa vastaan”, Kutvonen sanoo.

Sisu avautuu käyttäjille vaiheittain

LABissa opiskelijat pääsivät Sisuun jo huhtikuun 2026 alkupuolella. He ovat voineet tehdä henkilökohtaisia opintosuunnitelmiaan ja tutustua uuteen järjestelmään. Kevään ajan vanha järjestelmä on kuitenkin ollut edelleen pääjärjestelmä, johon esimerkiksi arviointeja on tallennettu.

Törmälän mukaan vaiheistus on ollut tärkeää, vaikka se on herättänyt myös kysymyksiä.

”Opiskelijat ovat päässeet jo katsomaan Sisua ja tekemään henkilökohtaisia opintosuunnitelmia. Samalla olemme joutuneet viestimään, että migraatiotyö on vielä kesken. On ymmärrettävää, että opiskelija kysyy, miksi kaikki opintopisteet tai arvioinnit eivät vielä näy Sisussa”, Törmälä sanoo.

Henkilöstön käyttöoikeuksia on avattu asteittain. Opintotoimiston väki, opot ja osaamispäälliköt ovat päässeet järjestelmään aiemmin. Opettajille Sisu avataan laajemmin, kun järjestelmässä on vähemmän keskeneräisiä kohtia.

Selkeä kumppani auttaa järjestelmänvaihdossa

Käyttöönottoprojekti alkoi vuonna 2025. Ensimmäinen yhteinen startti Funidatan kanssa pidettiin toukokuussa 2025. Sen jälkeen yhteistyö on ollut säännöllistä ja tiivistä.

Törmälä pitää Funidatan tukea erityisesti migraatiossa merkittävänä.

”Meille on ollut iso apu, että Funidata on mukana tekemässä migraatiota. Kaikkia tietoja ei voitu siirtää vanhasta järjestelmästä sellaisenaan, ja osa asioista on pitänyt rakentaa Sisuun käsin. Järjestelmät ovat rakenteeltaan erilaisia, joten on pitänyt katsoa tarkasti, mikä tieto siirtyy, miten se siirtyy ja mitä tehdään uudella tavalla.”

Kutvonen nostaa esiin Funidatan kanssa tehdyn yhteistyön selkeyden. Aiemmassa järjestelmässä tuki jakautui useille tahoille. Vastauksen löytäminen ei ollut aina suoraviivaista.

”Aiemmin saattoi olla hankalaa hahmottaa, mistä tiettyyn kysymykseen saa vastauksen. Nyt meillä on selkeä pelikaveri, jonka kanssa asioita ratkotaan”, Kutvonen sanoo.

Sisu tukee korkeakoulukonsernin yhteistä toimintaa

Päätös siirtyä Sisuun liittyy myös LABin ja LUT-yliopiston yhteistyöhön. LUT-yliopistolla Sisu on ollut käytössä jo aiemmin, ja LAB toimii osana samaa korkeakoulukonsernia. Yhteinen järjestelmä helpottaa esimerkiksi kieliopetuksen, opintohallinnon ja IT-palvelujen työtä.

”Kun molemmilla korkeakouluilla on sama järjestelmä, asioita voidaan tehdä yhtenäisemmin. Opintotoimistojen väen ei tarvitse miettiä, miten jokin asia tehdään eri järjestelmissä. Se selkeyttää opintohallinnon työtä”, Törmälä sanoo.

Sisuun siirtyminen osui ajankohtaan, jossa aiemman järjestelmän kanssa olisi joka tapauksessa ollut edessä iso versiopäivitys. Kutvosen mukaan silloin oli luontevaa arvioida, jatketaanko vanhalla järjestelmällä vai siirrytäänkö ratkaisuun, joka tukee paremmin konsernin yhteistä toimintaa.

Käyttöönotto on edennyt tiiviissä aikataulussa. Kutvosen mukaan kaikkea ei olisi voinut ratkaista etukäteen, vaikka projekti olisi aloitettu aikaisemmin.

”Tietyt asiat tulevat vastaan vasta, kun käyttöönotto lähestyy. Jälkikäteen voi sanoa, että olisimme voineet varautua hieman isommalla tiimillä jo aiemmin. Se olisi antanut enemmän aikaa testaamiseen ja ohjeiden tekemiseen”, hän sanoo.

Ohjeita, koulutuksia ja tukea rakennetaan koko ajan. Törmälän mukaan kaikkea ei tarvitse ratkaista ennen käyttöönottoa, sillä osa kysymyksistä täsmentyy vasta käytön mukana.

Sisun käyttö opetellaan työn mukana

LAB ei ole suunnittelemassa henkilöstölle yhtä suurta koulutusrupeamaa, jossa kaikki opetellaan kerralla, vaan käyttäjiä tuetaan silloin, kun työtehtävä tulee vastaan. Arviointi, ilmoittautumisten käsittely ja toteutusten hallinta opetellaan osana omaa työtä.

Törmälän mukaan Sisun käyttö on jo monessa kohdassa osoittautunut selkeäksi.

”Kun opettajille on näytetty esimerkiksi työpöytää, ilmoittautuneita ja arvioitavia opiskelijoita, moni on todennut, että onko tämä näin yksinkertaista. Peruskäyttö ei ole rakettitiedettä. Kun käyttäjä näkee oikean kohdan ja saa ohjeen, moni asia aukeaa nopeasti ja ikään kuin itsestään”, Törmälä sanoo.

Muutos on silti muutos. Opiskelijoilla kysymykset liittyvät usein siihen, näkyvätkö omat tiedot oikein. Henkilöstössä on kysytty erityisesti, miten järjestelmän vaihtoon varataan aikaa muiden töiden keskellä.

Kutvosen mukaan moni tehtävä pysyy samana, vaikka käyttöliittymä vaihtuu.

”Jos opettaja arvioi opiskelijoiden suorituksia, itse työ ei muutu toiseksi. Työ tehdään eri näkymässä. Meidän kannattaa auttaa ihmisiä juuri siinä hetkessä, kun tehtävä tulee vastaan”, Kutvonen sanoo.

Järjestelmänvaihto nosti prosessit tarkasteluun

Yksi käyttöönoton suurimmista yllätyksistä on liittynyt kansalliseen ristiinopiskelupalveluun RIPAan. LAB on suuri korkeakoulu, jossa tietoa liikkuu myös kansallisten palvelujen kautta.

”Tiesimme, että RIPA voi olla haastava kohta. Emme silti osanneet arvioida, miten laaja kokonaisuus siitä tulee. Sitä on ratkottu yhdessä Funidatan kanssa”, Kutvonen sanoo.

Sisun käyttöönotto on pakottanut LABin tarkastelemaan myös omia prosessejaan. Esimerkiksi opiskeluoikeudet, lisäajat, tutkintorakenteet ja tutkintosäännön kirjaukset ovat nousseet tarkasteluun.

”On ollut hyvä hetki pohtia, miksi jokin käytäntö on olemassa ja onko se edelleen tarkoituksenmukainen. Järjestelmänvaihto tuo asiat näkyviin”, Törmälä sanoo.

Kutvonen tiivistää vaiheittaisen ja hyvin suunnitellun käyttöönoton merkityksen: ”Tärkeintä on, että pääsemme liikkeelle hallitusti. Maailma ei ole valmis käyttöönottopäivänä, mutta käyttäjien pitää tietää, miten he pääsevät eteenpäin omissa työvaiheissaan.”